Бизнес-класс: работаем с информацией

На занятиях в бизнес-классе, не избегая конкретных примеров, мы больше изучали общие принципы, по которым происходят учет и документооборот в бизнесе. По этим принципам в любом реальном деле происходит движение больших объемов информации. Если организовать его разумно, эта информация станет надежной основой для управленческих решений. Не справишься с этим - захлестнет и потянет на дно. Так что же такое хорошее информационное обеспечение бизнеса?

Где много информации, там не обойтись без компьютеров. В принципе очень малому предприятию может хватить и одного компьютера, хотя заниматься ему придется разными делами. Для них есть специальные программы, и ими нужно уметь пользоваться. Обойтись без этого не удастся. По оценкам российских экспертов, объем информации в сфере даже малого бизнеса ежегодно возрастает на 10-20%.

Бухгалтерия

Самая объемная работа - бухгалтерский учет и расчеты по оплате труда. Здесь много информации придется вводить в компьютер и много документов печатать на бумаге. Необходимый инструмент для этой работы - бухгалтерская программа. Она обеспечивает ввод и накопление учетной информации, мгновенную выдачу сводных или развернутых данных по разным сферам хозяйственной деятельности (расходы, расчеты с контрагентами, начисление и уплата налогов, расчеты с сотрудниками и т.п.). Программа распечатает любые первичные документы, необходимые при совершении хозяйственных операций, а также составляет предусмотренные законодательством формы отчетности.

Выбрать программу несложно: в последние годы практически стандартом для повсеместного использования стала продукция фирмы «1С». Для бухгалтерского учета у нее есть два семейства продуктов (так называемые «конфигурации»).

Семейство 1С версии 7.7 - наиболее массовое, эксплуатируемое около десяти лет. В нем есть конфигурации для общей системы налогообложения, УСН и специальные конфигурации для сельхозпроизводителей, работающих на ОСН или ЕСХН. Для обслуживания потребностей малого предприятия, фермерского хозяйства достаточно одного даже не нового компьютера (5-8-летнего возраста). Понадобятся несколько рабочих мест - компьютеры можно соединить внутрихозяйственной локальной сетью, но тогда требования к ним возрастут. По крайней мере один из компьютеров, где расположена база данных (сервер), должен быть более производительным (2-3-летнего возраста). Программы 1С 7.7 далее не будут развиваться, то есть разработчик не будет добавлять в них новые функции. Однако уже имеющихся вполне хватает для работы бухгалтера, а поддержка всего семейства 1С 7.7 будет сохранена, то есть по-прежнему к ним будут выпускаться все необходимые изменения в соответствии с развитием законодательства. Это позволит пользоваться ими неограниченно долго.

На смену версии 7.7 сегодня пришло семейство 1С 8.1. Это более гибкие программы, предоставляющие возможность более разнообразных настроек на особенности учета. Но и компьютер для работы с ними должен быть не слабым (2-3-летнего возраста). Если же с 1С 8.1 должны работать несколько компьютеров в локальной сети, то планировать структуру такой сети нужно особенно тщательно. Об этом - ниже.

Использование интернета

Отчетные документы для налоговых и прочих государственных органов изготовит сама бухгалтерская программа. Если она настроена правильно, то все введенные вами данные автоматически попадут в отчетность. Она сделает их на бумаге и в электронной форме - в виде компьютерных файлов. Сегодня еще можно просто принести для сдачи эти файлы вместе с бумажными документами, если численность работников предприятия не превышает 100 человек. Однако в ближайшие годы эта возможность исчезнет. Даже самым малым предприятиям нужно будет отчитываться перед всеми государственными органами так, как сегодня это делают крупные: заверять файлы отчетности особой электронной цифровой подписью и отправлять по специальным каналам электронной связи через интернет.

Привычным делом уже стали электронные системы «клиент-банк». Трудно переоценить возможность в любой момент совершить банковские операции, получить информацию о состоянии своих счетов. Экономия на поездках в банк значительно превышает расходы на электронную связь.

Интересы в интернете есть у тех, кто хочет получить заказ на поставку своей продукции по государственным и муниципальным контрактам. Для этого нужно обязательно зарегистрироваться на специальном сайте в качестве поставщика и разместить там свои предложения к объявленным закупкам. Иногда конкурс между поставщиками происходит, как на биржевых торгах: до поздней ночи сидящие в интернете претенденты сбрасывают цены в надежде обойти конкурентов. В Краснодарском крае это происходит на сайте www.gz-kuban.ru, в Ростовской области - на www.torgi.donland.ru. Бюджетное законодательство обязывает все регионы организовать такую систему госзакупок.

Не менее полезен интернет и в случаях, когда нужно что-нибудь купить или продать по обычным коммерческим сделкам. Традиционный способ - разместить свои пожелания на множестве сайтов бесплатных объявлений, которые легко обнаружить с помощью любой поисковой системы - Yandex, Google, Rambler.

Для успешной работы с компьютерной бухгалтерией часто бывает нужна помощь специалистов по ее внедрению. Интернет позволяет такому методисту из любого места войти непосредственно в компьютерную сеть предприятия для экстренной консультации и разбора ошибок.

Для подключения к интернету в этих целях годится любой способ. Лучше всего - скоростной канал ASDL, предоставляемый узлами связи. Он использует телефонную линию, но при этом оставляет ее свободной для телефонных разговоров. Подойдет и более медленный канал через модем с набором номера (так называемый dial-up). При его работе телефонная линия занята полностью, скорость передачи данных в несколько раз меньше, но все равно достаточна для деловых задач. Наконец, если нет ни того, ни другого, можно подключиться к интернету с помощью модема сотовой связи. Сегодня все провайдеры мобильной связи предлагают модемы, которые подключают к любому компьютеру через порт USB. Вставил миниатюрное устройство в стационарный компьютер или ноутбук - и он в интернете.

Компьютерные сети

Когда для работы соединены два и более компьютеров - это уже сеть. Как правило, сети бывают локальные, то есть все компьютеры расположены внутри одного здания или в рядом стоящих корпусах. Один из них - сервер, остальные называют рабочими станциями сети. Рабочая станция должна находиться на расстоянии не более 120-150 метров длины кабеля от сервера, с промежуточными усилителями - до 240-300 метров. Тогда вся информация, введенная с любого рабочего места, сразу попадает в единую базу данных. Накладную, выписанную кладовщиком, сразу увидит бухгалтер. Движение денег в кассе или на банковском счете сможет контролировать руководитель. А интерес руководителей к контролю экономики предприятия в последнее время сильно вырос. Кризис заставляет следить, например, за динамикой расходов постоянно, а не дожидаясь калькуляции себестоимости в конце года.

Компьютерные сети можно строить по-разному. От того, как их организовать, зависят производительность работы, требования к технике и ее стоимость. Бывают два режима работы бухгалтерской программы в сети.

Режим файл-сервера наиболее прост. При нем программу запускают на каждой рабочей станции, а за информацией из общей базы данных каждая станция обращается по сети к файлам базы данных, находящимся на сервере. При такой организации работы данных по сети приходится гонять много, поэтому и скорость рабочих станций невысока, даже если это новые компьютеры.

Другой вариант сети - режим сервера терминалов. При нем каждая рабочая станция запускает программу не у себя, а на сервере. К себе же по сети получает не сами данные из общей базы, а постоянно изменяющуюся картинку экрана. От себя же передает команды клавиатуры и мышки. При этом объем данных, циркулирующих по сети, в десятки раз меньше, а потому скорость работы значительно больше.

Удаленные рабочие места

В сельских предприятиях часто возникает необходимость подключить к единой базе данных удаленные рабочие станции. Например, компьютер бухгалтера из подразделения, находящегося в соседнем поселке. Ему ведь тоже нужно вносить свой вклад в общий учет, распечатывать из общей базы первичные документы, начислять зарплату работникам. А как же ограничение длины сети до 300 метров?

В этом случае применяют другие технологии. Достаточно иметь между удаленным компьютером и сервером пару проводов, чтобы подключить к ним специальные устройства, создающие высокоскоростную сеть. Она называется DSL и устроена примерно так, как популярный ADSL-Интернет. В режиме сервера терминалов человек за удаленным до 8-10 км компьютером будет работать с такой же скоростью, как если бы его компьютер находился в центральной бухгалтерии.

А если нет нужных проводов или расстояние слишком велико? Тогда подключиться к серверу можно по обычной телефонной линии с помощью dial-up модемов. Минус - то, что скорость будет ниже, но в режиме сервера терминалов работать все равно можно. А вот предельное расстояние для подключения будет даже больше.

В таблице приведены характеристики двух вариантов компьютерных сетей, которые позволят для конкретных хозяйственных условий выбрать нужный вариант и оценить связанные с ним затраты.

Кадры решают все

До начала освоения компьютерной бухгалтерии нужно пройти “курс молодого бойца”. После него бухгалтер должен уметь:

- правильно обращаться с компьютерным “железом” (включать, выключать, заменять расходные материалы, понимать аварийные сообщения и правила безопасной работы);

- общаться с Windows и сервисными программами (работать с файлами и папками на дисках и дискетах, создавать и разворачивать архивы, диагностировать состояние компьютера, выполнять антивирусную проверку);

- набирать тексты на клавиатуре в текстовом редакторе.

- толково объяснить во время телефонной консультации со специалистом суть происходящего в нештатной ситуации.

В общем, для успеха такого непростого дела вспомним старый лозунг: живешь на селе - владей техникой!